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7 Reuniões Fundamentais em um Projeto utilizando o Scrum

O framework de trabalho do Scrum sugere reuniões focadas na comunicação e integração das equipes nos projetos. Em especial, seis são propostas são nitidamente colocadas a mesa. Apesar das pessoas envolvidas nos projetos, sempre lembrarem da famosa reunião no início do dia que dura apenas 15 minutos (Daily Standup Meeting), o Scrum oferece possibilidade de gestão em larga escala como a Scrum of Scrums.

1. Project Vision Meeting

Trata-se de uma reunião com os stakeholders do programa, entre eles, o Program Product Owner, o Program Scrum Master e o Chief Product Owner. Esta reunião possibilita identificar o contexto de negócios, os requisitos de negócios e as expectativas das partes interessadas, resultando no desenvolvimento de uma Declaração de Visão do Projeto realista e eficaz. O Scrum propões e sugere o envolvimento e colaboração próxima com todos os representantes de negócios para obter o seu comprometimento com o projeto e entregar maior valor. Lembre-se, entretanto, que o Scrum é feito para projetos, programas e portfolios de grande envergadura.

2. Release Planning Meeting

As sessões de planejamento de release (liberação de versões) são conduzidas para desenvolver um plano de release. O plano define quando vários conjuntos de funcionalidades ou produtos utilizáveis serão entregues ao cliente. No Scrum, o principal objetivo de uma Release Planning Meeting é permitir que a equipe Scrum tenha uma visão geral das liberações de versões e cronograma de entrega do produto que estão desenvolvendo. Assim, poderão alinhar às expectativas do Product Owner (PO) e das partes interessadas, principalmente o patrocinador do projeto (sponsor).

3. Sprint Planning Meeting

Esta reunião é realizada antes do Sprint. Portanto, faz parte do processo Criar um Backlog do Sprint. Tem uma duração prevista de oito horas para um Sprint de um mês. A Sprint Planning Meeting é dividida em duas partes:

  • Definição do objetivo: durante a primeira metade da reunião, o Product Owner explica as User Stories de prioridade mais alta ou os requisitos no Backlog Priorizado do Produto para a equipe Scrum. A equipe, em colaboração com o Product Owner define a meta do Sprint.
  • Estimativa de tarefa: durante a segunda metade da reunião, a equipe Scrum decide “como” completar os itens selecionados do Backlog Priorizado do Produto para cumprir a meta da Sprint.

Às vezes, as reuniões de planejamento de tarefaTask Planning Meetings (realizadas durante o processo Criar Tarefas) e as reuniões de estimativa de tarefa – Task Estimation Meetings (conduzidas durante o processo Estimar Tarefas) também são chamadas de Sprint Planning Meeting.

4. Daily Standup Meeting

A reunião diária standup é uma reunião curta, com um intervalo de tempo de 15 minutos. Os membros da equipe se reúnem para relatar seu progresso na Sprint e planejar as atividades do dia. A duração da reunião é muito curta e todos os membros da equipe Scrum devem comparecer. No entanto, a reunião não será cancelada ou atrasada se um ou mais membros não puderem comparecer.

Na Reunião Diária, facilitada pelo Scrum Master, cada membro do Time Scrum fornece

informações na forma de respostas a três perguntas específicas:

  • O que eu completei ontem?
  • O que vou completar hoje?
  • Quais impedimentos ou obstáculos (se houver) estou enfrentando atualmente?

5. Sprint Review Meeting

O Core Team (equipe central do projeto) do Scrum e os stakeholders relevantes participam desta reunião de revisão da Sprint para aceitar as entregas que atendem aos critérios de aceitação das estórias dos usuários, rejeitando, quando necessário, resultados inaceitáveis. Estas reuniões são convocadas no final de cada Sprint. A equipe Scrum demonstra as conquistas do Sprint, incluindo as novas funcionalidades ou produtos criados. Portanto, fornece uma oportunidade para o PO e stakeholders inspecionarem o que foi concluído até o momento e, portanto, determinar se alguma alteração deve ser feita no projeto ou nos processos em Sprints subsequentes.

6. Retrospect Sprint Meeting

A reunião de retrospectiva do Sprint é um elemento importante da estrutura do Scrum que possibilita inspecionar e adaptar. Trata-se da etapa final de um Sprint. Todos os membros da equipe Scrum participam da reunião que é facilitada ou moderada pelo Scrum Master. É recomendado, mas não obrigatório, que o PO participe. Um membro da equipe atua como o escritor e documenta discussões e itens para ações futuras. É essencial realizar essa reunião em um ambiente aberto e descontraído para incentivar a participação total de todos os membros da equipe.

7. Scrum of Scrums

A reunião do Scrum of Scrums facilita a coordenação do trabalho em várias equipes do Scrum. Isso é especialmente importante quando há tarefas envolvendo dependências entre equipes. Incompatibilidades e discrepâncias entre o trabalho e as entregas de diferentes equipes são rapidamente expostas. Este fórum também oferece às equipes a oportunidade de mostrar suas conquistas e dar feedback a outras equipes. No caso de grandes projetos, o Chief Scrum Master é responsável por moderar a reunião do Scrum of Scrums (SoS) e remover impedimentos que afetam várias equipes.

Neste contexto, temos uma vasta gama de possíveis reuniões sugeridas pelo Scrum. Contudo, parcimônia sempre é bem-vinda quando o tempo dedicado ao trabalho esta sendo utilizado. Em suma, estamos buscando agilidade e os métodos ágeis como o Scrum devem favorecer esta agilidade e melhora a qualidade das entregas, afastando das antigas reuniões dispendiosas adotadas por gerentes de projetos nos métodos tradicionais.

Referências

SCRUMSTUDY. A Guide to the Scrum Body of Knowledge (SBOKTM Guide). Phoenix, Arizona: SCRUMstudy™, 2017.

PREDICTON. Blog. Disponível em: https://predicton.net/blog/ . Acesso em: 26/06/2019.

Publicado por:

O Dr. Eder Alves é fundador e principal consultor da PredictON. Possui background acadêmico em Administração de Empresas e Ciência da Computação com áreas de concentração em estratágia empresarial, inovação e gerenciamento de projetos. Adquiriu conhecimentos ao longo da vida universitária em sistemas de tecnologia da informação, gerenciando projetos complexos e programas para empresa globais como IBM e Freescale Semiconductor. É portador das credenciais PMP e Scrum Master Certified.

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